В этой серии репортер по вопросам управления персоналом Тай Хонг И предлагает практические ответы на откровенные вопросы о преодолении трудностей на рабочем месте и продвижении по карьерной лестнице. Получите больше советов, подписавшись на рассылку The Straits Times’ HeadSTart.
В: Мне приходится подменять коллегу, который часто отсутствует. Могу ли я что-то с этим сделать?
А: По словам Аслама Сардара, генерального директора Института специалистов по кадрам, на работодателях лежит обязанность учитывать возможные отсутствия при планировании численности и распределения работы своих сотрудников.
Он добавляет, что это позволяет работодателям поддерживать производительность труда и одновременно снижать риск переработок оставшегося персонала.
Таким образом, когда работа становится слишком утомительной из-за частого или длительного отсутствия коллеги, работникам не нужно стесняться обсудить эту тему со своими руководителями или отделом кадров.
Однако важно, чтобы сотрудники были прямыми, сохраняя при этом уважение и сочувствие, высказывая свои опасения по поводу частого замещения отсутствующих коллег, говорит г-жа Линда Тео, региональный менеджер ManpowerGroup Singapore.
Она предлагает сотрудникам сосредоточиться на влиянии отсутствия на команду, а не на поведении отсутствующего коллеги, и г-н Сардар также выражает эту точку зрения.
Он советует работникам обсудить, как дополнительная нагрузка из-за отсутствия коллеги влияет на способность остальной части команды соблюдать сроки и эффективно справляться со своими задачами.
При этом работникам следует также попросить своих руководителей провести обсуждение с затронутой командой, чтобы понять, какие корректировки можно внести для управления рабочей нагрузкой.
Г-жа Тео добавляет: «Чтобы построить более конструктивный диалог, сотрудники должны общаться, сосредоточившись на попытках понять причины отсутствия коллеги и выразить сочувствие его ситуации.
«Предложение потенциальных решений или предложений по более эффективному управлению или распределению рабочей нагрузки также может помочь сотрудникам показать, что они заинтересованы в поиске взаимовыгодного решения».
Она также отмечает, что работодатели и менеджеры играют решающую роль в решении этой проблемы, создавая открытую и благоприятную рабочую среду, в которой сотрудники чувствуют себя комфортно, выражая свои опасения и обращаясь за помощью.
«Работодатели должны соблюдать баланс между проявлением сочувствия и понимания отсутствующего члена команды и пониманием проблем других членов команды, выполняющих дополнительную рабочую нагрузку», — говорит г-жа Тео.
Она добавляет, что рабочую нагрузку следует справедливо распределять между членами команды, учитывая индивидуальные возможности и обязательства.
Она говорит: «В случае частых отсутствий руководителям также важно помочь отсутствующему сотруднику устранить основные причины его отсутствия и предложить ему поддержку, чтобы помочь ему справиться с отсутствием».
Г-жа Тео отмечает, что в число возможных вариантов поддержки входят консультирование, обучение управлению временем и гибкий график работы.
